Glossaire IA · Voix
Réceptionniste virtuelle IA
En une phrase
Une réceptionniste virtuelle IA est un agent vocal qui répond au téléphone d'une entreprise comme le ferait l'accueil : elle salue, répond aux questions courantes, donne des rendez-vous, prend des messages et transfère l'appel à la bonne personne, à toute heure.
Autres noms: réceptionniste virtuelle · réceptionniste IA · standardiste virtuelle · accueil téléphonique IA
Longtemps, « réceptionniste virtuelle » désignait une personne qui prenait vos appels depuis un centre externalisé. Avec l’IA, le terme s’applique de plus en plus à un agent qui fait ce même travail.
Passez à la pratique
Un agent vocal qui décroche pour vous
Dès 149 €/mois + TVA
Il répond aux appels que vous ne pouvez pas prendre, prend les rendez-vous et note chaque appel dans le CRM.
Découvrir l'agent vocalQu’est-ce qu’une réceptionniste virtuelle IA ?
C’est une application précise de l’agent vocal, lui-même une forme d’agent IA : celui qui se place en première ligne sur le numéro principal d’une entreprise. Son rôle n’est ni de vendre ni de mener des campagnes, mais d’accueillir. Elle annonce le nom de l’entreprise, comprend ce que cherche l’appelant et règle la demande ou l’oriente.
Elle se distingue d’un SVI classique parce qu’elle n’oblige pas à taper sur des touches : la personne explique ce qu’elle veut avec ses propres mots. Et elle se distingue d’un callbot générique par son périmètre : les appels entrants et le quotidien d’un accueil.
En lien avec ce terme
UTIO Voice
- 500 minutes et un numéro inclus
- Conversation naturelle dans la langue du client
- Il se présente comme assistant virtuel
- 14 jours d'essai sans carte
Dès 149 €/mois + TVA
Découvrir l'agent vocalComment ça marche
Une réceptionniste virtuelle couvre en général cinq tâches :
| Tâche | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Décrocher | Salue, se présente comme assistante et demande le motif |
| Informer | Donne horaires, adresse ou services à partir de vos informations |
| Fixer des rendez-vous | Consulte l’agenda et propose des créneaux réellement libres |
| Prendre des messages | Note qui appelle, pourquoi et comment rappeler |
| Transférer | Passe l’appel selon l’horaire, le sujet ou à la demande |
La dernière tâche est la plus délicate. Un bon transfert vers un humain transmet l’appel avec le motif déjà expliqué, pour que personne n’ait à se répéter. Et si personne n’est disponible, elle prend le message et programme le rappel.
Exemple
Une agence immobilière de Nantes n’a qu’une personne à l’accueil, souvent en visite l’après-midi. La réceptionniste virtuelle répond quand la ligne est occupée ou que le bureau est vide : elle donne les horaires, propose un créneau pour visiter un appartement en vente et note les coordonnées d’un propriétaire qui souhaite faire estimer son bien. Un locataire qui signale un dégât des eaux est transféré en priorité vers le gestionnaire.
La réceptionniste virtuelle chez UTIO
L’agent vocal d’UTIO joue le rôle de réceptionniste virtuelle sur votre ligne : il répond à toute heure, se présente comme assistant virtuel, réserve sur les vrais créneaux de votre Google Calendar, prend des messages et transfère vers votre portable ou un poste du standard selon l’horaire ou le sujet. Chaque appel est consigné dans le CRM.
Le forfait conçu pour cet usage s’appelle Réception : 149 €/mois avec 500 minutes, un numéro, la verticale rendez-vous et les notifications inclus. Vous pouvez le monter vous-même gratuitement avec Creator, qui crée l’agent en lisant votre site, ou nous demander de le relier à votre agenda et à votre CRM. L’essai dure 14 jours avec 30 minutes de voix, sans carte bancaire.
Ce qu’elle fait, ce qu’elle ne fait pas et ce qu’elle coûte, tâche par tâche : voyez la page de la réceptionniste virtuelle IA.
Questions fréquentes
Une réceptionniste virtuelle remplace-t-elle la personne à l'accueil ?
Rarement. Elle la décharge des appels répétitifs (horaires, rendez-vous, messages) et prend le relais quand l'accueil ne peut pas décrocher : hors horaires, à la pause déjeuner ou quand deux appels arrivent en même temps. Les appels qui demandent du jugement vont toujours à une personne.
Quelle différence avec une messagerie vocale ?
La messagerie enregistre un message que quelqu'un doit écouter avant de rappeler. La réceptionniste virtuelle converse, règle ce qu'elle peut pendant l'appel, comme fixer un rendez-vous, et note le reste.
Combien coûte une réceptionniste virtuelle IA ?
Cela dépend du volume d'appels et des intégrations. Les offres se facturent en général par abonnement mensuel avec un nombre de minutes inclus, plus une mise en route si l'agent doit être relié à votre agenda ou à votre CRM.
Termes associés
- Agent vocal IA
Un agent vocal IA est un agent d'intelligence artificielle qui travaille à l'oral : il prend ou passe des appels, comprend la demande et mène la tâche à bien avec vos outils, comme réserver dans l'agenda ou noter un message dans le CRM, au lieu de simplement répondre.
- Callbot
Un callbot est un voicebot qui travaille dans les appels téléphoniques : il répond aux appels entrants ou passe des appels sortants, converse à l'oral et traite des demandes comme les rendez-vous, les rappels ou la qualification de prospects, relié au standard et à vos outils.
- Transfert vers un humain (handoff)
Le transfert vers un humain (handoff) est le moment où un chatbot ou un agent IA passe la conversation à une personne de l'équipe, avec le contexte recueilli, parce que le cas l'exige, qu'une règle le prévoit ou que le client le demande.
- Assistant virtuel
Un assistant virtuel est un logiciel d'IA qui aide une personne ou les clients d'une entreprise sur plusieurs tâches, à l'écrit ou à l'oral : il répond aux questions, garde le fil de l'échange et réalise des démarches simples, comme prendre un rendez-vous.
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